L.0 Process des basics
Rappel à propos des BASICS LOG
La raison d’être des Basics est de définir la qualité technique minimale requise au niveau du projet et de fournir un langage commun entre logisticiens sur toutes les missions.
L’idée est que les Basics priorisent les standards à atteindre. Ils regroupent dans un document court et de façon concise les priorités par famille avec des liens directs vers les politiques, les guides et les outils. Une fois les Basics mis en œuvre, le Log pourra garantir la sûreté et la sécurité des personnes et des biens sur son projet.
Après la mise en place des Basics, le reste des politiques techniques doit être mis en œuvre en fonction des priorités de la mission.
Sur MyMSF, on peut trouver différents documents en lien avec les BASICS :
(si besoin, vous pouvez vous connecter en tant que LOG.OCP@paris.msf.org / mot de passe : Ruby2018)
- « 1. Introduction aux Basics Log » explique la manière dont les BASICS s’intègrent aux politiques, standards, procédures et guides, et définit ces différents concepts.
- « 2. Tous les basics » liste les BASICS et plus précisément les bonnes pratiques, le monitoring, les avantages, les erreurs fréquentes et les rôles/responsabilités associés à chacun d’eux.
- « 3. Evaluation des Basics » est un fichier Excel qui permet d’évaluer la bonne mise en place des BASICS sur un projet donné.
Les formations BLOG (Basics LOG) en e-learning sur Tembo vous permettent d’apprendre et mettre en place les différents Basics Log.
Il est très important de vérifier la bonne mise en place des BASICS sur un projet, d’où l’importance de programmer une évaluation des BASICS régulièrement.
Politique de suivi des BASICS :
1. Le suivi des BASICS est assuré sur l’ensemble des structures/lieux du projet et l’ensemble des familles techniques logistiques.
2. L’évaluation des BASICS de tous les projets se fait obligatoirement dans MEMO.
3. La fréquence minimale d’évaluation des BASICS est :
a. Deux fois par an et de façon prioritaire pour les structures médicales.
Avant les PCOLS et commissions opérationnelles (entre juillet et septembre) + 6 mois plus tard (entre janvier et mars).
b. Une fois par an pour les structures non médicales.
Avant les PCOLS et commissions opérationnelles (entre juillet et septembre).
4. L’évaluation des BASICS se fait pour chaque lieu de votre projet et non pas pour le projet dans son ensemble. Chaque structure médicale a sa propre évaluation. Les structures non médicales sont évaluées individuellement ou regroupées en fonction de l’organisation et de la taille du projet.
Rôles et responsabilités :
Il est de la responsabilité du Colog de planifier les évaluations des BASICS de ses projets, c’est le log manager/LTL de chaque projet qui organise son équipe pour faire l’évaluation des BASICS.
Une évaluation des BASICS n’est pas une note mais doit amener des discussions aux différents niveaux afin de comprendre les points à améliorer, les lister, les prioriser, les planifier à court / moyen / long terme afin d’anticiper les futures ressources nécessaires et définir un plan d’action.
Les évaluations doivent être préparées à deux pour déterminer quelles familles seront évaluées et pourquoi. Après l'évaluation, les évaluateurs doivent analyser l'évaluation ensemble avec les personnes impliquées dans l'entretien de chaque famille technique afin de convenir d'un plan d'action.