NEWSLETTER MEMO _ 20/12/2022
Bonjour les
MEMOriens/nes,
Par ce mail, nous, l’équipe MEMO, souhaitons vous informer des dernières mises à jour faites dans MEMO ces dernières semaines et faire quelques rappels.
Avant de commencer, nous tenons à souligner que si vous avez des questions sur l’un des points de cette newsletter ou sur MEMO de manière générale (outil, organisation, formation, amélioration, …) n’hésitez pas à solliciter le support (memo@paris.msf.org).
Voici les différents sujets que nous allons développer dans cette newsletter :
1. Rappels
a. Evaluation des Basiques log.
b. Sur MyMSF :
documents « Rôles et responsabilités » + « Objectifs
Mission »
2. Reporting
a. Rapports de renouvellement
(IT / Biomed)
3. Divers
a. Etiquettes
b. Statut « DECLASSE »
pour les véhicules
c. Catalogue MEMO : Lien
UNICAT
d. Nettoyage des données :
S/N
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1.
Rappels
a. Evaluation des Basiques log.
Depuis le mois d’avril 2022 la nouvelle application BASICS a était intégrée dans MEMO, permettant chaque terrain/Pays d’évaluer, analyser et prendre des mesures si nécessaire, pour la mise en place des BASIQUES logs.
La bonne mise en place des Basiques sur les terrains c’est l’une des plus HAUTES priorités définie par le dept.LOG de OCP.
Pour cela, seulement des évaluations régulières peuvent permettre un suivi de l’efficacité des actions.
Ici la fiche pratique détaillant le fonctionnement de l’application, disponible aussi sur MyMsg.org et dans la page login de MEMO.
b. Sur
MyMSF : documents « Rôles et
responsabilités » + « Objectifs Mission »
Sur MyMSF, vous pouvez accéder à l'ensemble des fiches pratiques mais aussi aux documents :
-
"Matrice
des objectifs (Mission)" aide à formaliser une feuille de route de
l’utilisation / planification des modules (gestion de parc, suivi des
consommations, maintenances préventive/corrective,) au niveau d’une mission et
de ses projets
-
"Définition
des responsabilités" permet de définir quelles sont les responsabilités
des différents utilisateurs au sein de MEMO, en répondent à la question : Qui
fait Quoi ?
La matrice de « Rôles et Responsabilités » ainsi que la « Matrice des Objectifs » sont des documents primordiaux pour une correcte organisation et utilisation de l’outil qui doivent être révisés et mis à jour suivant les changements/évolutions internes de chaque mission/projet.
Nous vous rappelons de réaliser cette révision et mise à jour (si nécessaire) sur votre projet/mission.
Si vous avez besoin de support à la fois pour la définition des rôles / responsabilités / objectifs mais aussi pour la formation de vos utilisateurs de MEMO, contactez le point focal MEMO de vos Mission ou directement memo@paris.msf.org
Nota : si vous n'avez pas d'accès MyMSF, vous pouvez utiliser le compte générique LOG.OCP@paris.msf.org (mot de passe : Ruby2018)
2.
Reporting
a. Rapports de renouvellement
(IT/Biomed)
Les rapports de renouvellement pour les familles IT et BIOMED ont étaient mis à jour à la suite d’une révision des critères définis par les référents techniques. Vous trouverez les rapports dans l’application REPORTING / catégorie 3.3 Renouvellement de parc.
Voici les critères de renouvellement mis à jour :
-
IT
(laptop) : le nouveau critère se base
uniquement sur l’état de fonctionnement de la machine. A remplacer si ETAT
GENERAL = BAD / OUT OF ORDER
-
BIOMED : le nouveau critère se base
sur l’espérance de vie de l’équipement selon le type (8 ans par default).
L’ancienneté est calculée par rapport a la date de mise en service de l’équipement.
Assurez-vous que le champ « Date de mise en service » dans l’onglet « Entrée » soit bien renseigné pour chaque équipement.
Nota : Les rapports reprennent les informations indiquées dans MEMO. Ceci est une base de travail. Il faudra réaliser une l’analyse en lien avec la qualité de la donnée, le contexte, les éléments opérationnels.
3.
Divers
a. Etiquettes
Deux nouveaux formats d’étiquettes (grand et petit) avec QR code au lieu du code barre sont désormais disponibles en complément des anciens formats.
Les QR codes par rapport aux codes-barres permettent un scannage plus facile et rapide de vos équipements pendant les inventaires.
b. Statut équipement
« DECLASSE » pour les véhicules
Une nouvelle valeur pour le Statut d’un équipement « DECLASSE » (Véhicule déclassé / Decommissioned vehicle) qui ne peut être utilisé que pour les équipements dont FAMILLE=VEHICULE, est désormais disponible dans MEMO.
1. Les véhicules qui sont en cours de vente doivent prendre le statut DECLASSE. Ainsi ces véhicules sont toujours dans la flotte (Statut différent de OUT) mais en cours de sortie.
2. Dans les rapports de renouvellement les véhicules DECLASSE sont toujours visibles mais indiquées en gris.
3. Le statut STOCK doit être utilisé seulement pour les nouveaux véhicules en cours de réception.
Pensez bien à mettre à jour le statut de la flotte selon la situation spécifique du parc de vos Mission et si besoin n’hésitez pas à contacter l’équipe MEMO.
c. Catalogue MEMO : Lien
UNICAT
Vous avez besoin de trouver plus d’informations ou de référentiels visuels pour vos équipements dans MEMO?
Dans le catalogue MEMO qui se trouve dans le module « DONNEE GENERALES » il est désormais possible trouver le lien direct vers le catalogue UNICAT selon le modèle d’équipement que vous cherchez.
d. Nettoyage des données :
S/N
Certains équipements dans MEMO n’ont pas de numéros de série. Afin d’uniformiser la base de données, les numéros de séries ayant ces valeurs ci-dessous seront remplacés par la valeur suivante : « N/A » qui signifie : Non applicable. Ce travail sera réalisé par l’équipe MEMO courant janvier. Vous n’avez pas besoin de réimprimer les étiquettes.
Valeurs qui seront remplacées par N/A:
0, x, X, XXX, -, ----, #, *, ****, 0, 00, 000000,
Aucun, AUCUN, NA, N / A, NC, N C, no, NO, NO S/N, NO TIENE, none, NONE,
PAS DE NS, PAS DE NUMERO DE SERIE, Pas de SN, SANS, SANA, SS, unknow, ?, ???, ????,
NON DISPO, Not Available.
En vous souhaitent une bonne fin d’année nous vous remercions pour votre attention.
Votre équipe MEMO