Quand un code projet est défini par la finance, l’équipe MEMO va créer dans MEMO un nouvel emplacement avec sa zone de réception. 


Étape

Suivi des emplacements et des équipements

Applications utilisées

Exemple de situation

RH

Etape 1

Les EQ provenant d’une commande internationale sont créés automatiquement dans la zone de réception mais non déplacés

Les véhicules sont créés. 

Véhicule pour le suivi de consommation des véhicules et des assurances/papiers administratifs 

Ouverture d’un projet d’urgence 

1 seule personne

Etape 2

L’arborescence a été créé grossièrement, les EQ sont transférés étiquetés. Les principaux EQ achetés localement ont été créés.

Application Étape 1 + Équipement,

Localisation, 

Bascis

Suivi des inventaires

Tablette (inventaire)

Projet d’urgence après 3 mois

1 à 2 personnes

Etape 3

L’arborescence est précise, Les plans de maintenance pour les familles les plus stratégiques sont activités et les BT sont suivi. Tous les EQ suivant la définition de EQ ont été créés

 

Application Étape 2 + Planification maintenance + BT

Après la passation urgence > projet régulier 

Log manager et log superviseur

Le technicien Biomed

Etape 4

Toutes les fonctionnalités de MEMO sont utilisées

Toutes les applications

Projet régulier établi depuis plus de 1 an

L’ensemble de l’équipe logistique (manager, superviseur, techniciens)



    • Jusqu’au point 4) : le minimum des actions à faire pour que suivi les EQ dans MEMO
    • Jusqu’au point 6) pour savoir qui utilise quoi
    • Jusqu’au point 7) pour le suivi de carburant
    • Jusqu’au point 8) pour la maintenance
    • Jusqu’à 10) pour utiliser MEMO au maximum de ses capacités


  1. Définir les rôles et responsabilités de votre équipe

L.2 Comment répartir le travail dans MEMO – Rôle et responsabilités

  1. Faire une demande de création de comptes pour le projet

Envoyez un email à memo@paris.msf.org avec la liste de votre équipe et la définition de leur responsabilité (quelles familles, quels emplacements, quelles responsabilités)/ Pour avoir une vision globale des différents accès en fonction des comptes : N.1 Compte d’accès

  1. Créer l’arborescence

Envoyer un email à memo@paris.msf.org avec la liste des emplacements et des sous emplacements de que vous avez sur votre projet. Quelques conseils ici :  N.2 Vue arborescente : quelques conseils

Note : à partir de cette étape d’implémentation vous pouvez réaliser une évaluation des Basics

  1. Créer les EQ

Si vous achetez des équipements sur le terrain, l’équipe MEMO peut réaliser un import massive dans la base de données. Envoyer un email à memo@paris.msf.org avec la liste des équipements (un modèle de tableau excel est dans la boite à outil du point focal)  Imprimez toutes les étiquettes et mettez les sur les équipements : D.4 Comment imprimer les étiquettes des équipements ?

  1. Faire un inventaire après 2 mois (pendant une ouverture, de nombreux EQ changent de localisation rapidement)
  2. Créer les usagers et assigner les aux équipements (principalement ordinateur portable)

D.7 Qu’est-ce qu’un usager, comment le créer ? Et comment assigner/retirer à un équipement ?

  1. Initialisez les équipements pour le suivi de la consommation de carburant 

Initialiser manuellement les générateurs, véhicules avec le bouton dans l’onglet « Général » depuis l’application Equipement 

  1. Activez les plans de maintenance et suivi les BTs

Suivant la capacité de votre équipe : activez uniquement les plus stratégiques équipements, ou les familles les plus importantes ou toutes les familles

  1. Remplissez les dates d’assurance, de contrôle technique des véhicules


  1. Créez les sociétés avec qui vous travaillez
    F.1.4 Comment gérer un contrat avec une entreprise externe ?